Pengertian
Sistem Manajemen Kualitas
Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen
kualitas (QMS) merupakan sekumpulan
prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek
standar untuk manajemen sistem yang
bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu
proses dan produk (barang dan atau jasa)
terhadap kebutuhan atau persyaratan
tertentu. Kebutuhan atau persyaratan
itu ditentukan atau dispesifikasikan
oleh pelanggan dan organisasi.
Sistem manajemen kualitas mendefinisikan
bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek
manajemen kualitas secara konsisten
untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan
pasar. Terdapat beberapa karakteristik
umum dari sistem manajemen kualitas,
antara lain sebagai berikut (Gaspersz,
2001, pp.10-11):
Sistem manajemen kualitas
mencakup suatu lingkup yang luas dari
aktivitas-aktivitas dalam organisasi
modern. Kualitas dapat didefinisikan
melalui lima pendekatan utama, antara
lain sebagai berikut: transcendent quality
yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan;
product based quality yaitu suatu atribut
produk yang memenuhi kualitas; user
based quality yaitu kesesuaian atau
ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing
based quality yaitu kesesuaian terhadap
persyaratan-persyaratan standar; value
based quality yaitu derajat keunggulan
pada tingkat harga yang kompetitif.
Sistem manajemen kualitas
berfokus pada konsistensi dari proses
kerja. Hal ini sering mencakup beberapa
tingkat dokumentasi terhadap standar-standar
kerja.
Sistem manajemen kualitas
berlandaskan pada pencegahan kesalahan
sehingga bersifat proaktif, bukan pada
deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.
Patut diakui pula bahwa banyak sistem
manajemen kualitas tidak akan efektif
sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga
sistem manajemen kualitas juga harus
berlandaskan pada tindakan korektif
terhadap masalah-masalah yang ditemukan.
Dalam kaitan dengan hal ini, sistem
manajemen kualitas merupakan suatu closed
loop system yang mencakup deteksi, umpan
balik, dan korelasi. Proporsi terbesar
harus diarahkan pada pencegahan kesalahan
sejak tahap awal.
Sistem manajemen kualitas
mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives),
pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs),
proses-proses (processes), masukan-masukan
(inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran
untuk umpan balik dan umpan maju (measurement
for feedback and feedforward).
Tahapan Penerapan Sistem manajemen Kualitas
Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan
suatu sistem manajemen kualitas, antara
lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001,
pp. 11-17):
1. Memutuskan untuk mengadopsi
suatu standar sistem manajemen mutu
yang akan diterapkan.
2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat
pemimpin senior dari organisasi
3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau
komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajer
senior.
4. Menugaskan wakil manajemen (management
representative).
5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas
dan implementasi sistem
6. Meninjau ulang sistem manajemen kualitas
yang sekarang.
7. Mendefinisikan struktur organisasi
dan tanggung jawab.
8. menciptakan kesadaran kualitas (quality
awareness) pada semua tingkat dalam
organisasi.
9. Mengembangkan peninjauan ulang dari
sistem manajemen kualitas dalam manual
kualitas (buku panduan).
10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi
dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci
dalam prosedur operasional atau prosedur
terperinci.
12. Memperkenalkan dokumentasi.
13. Menetapkan partisipasi karyawan
dan pelatihan dalam sistem.
14. Meninjau ulang dan melakukan audit
sistem manajemen kualitas.
